Co to jest i jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie e-faktur. Przygotowany przez Ministerstwo Finansów system ma ujednolicić sposób rozliczania się pomiędzy przedsiębiorcami, aby usprawnić komunikację między podatnikami a administracją podatkową, a także zapobiegać oszustwom podatkowym. W KSeF faktury otrzymują indywidualny numer identyfikujący (tzw. KSeF ID), który pełni funkcję potwierdzenia ich wystawienia. Dzięki temu nie ma już potrzeby wysyłania dokumentów kontrahentom — faktura jest pobierana bezpośrednio z systemu.
Comarch KSeF – jak przygotować firmę do obowiązkowych e-faktur w 2026 roku?
Dynamiczny rozwój technologii, automatyzacja rutynowych procesów oraz szybkie postępy w dziedzinie sztucznej inteligencji rewolucjonizują sposób, w jaki firmy zarządzają finansami. Jednym z najważniejszych elementów tej transformacji jest KSeF, który już za chwilę stanie się obowiązkowym standardem w obrocie gospodarczym.
Aby ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych wymogów, firma Comarch przygotowała dedykowane narzędzia, w tym Comarch KSeF, w pełni zintegrowane z systemami Comarch ERP.
W tym kompleksowym przewodniku wyjaśniamy:
✔ na czym polega KSeF
✔ jakie moduły są potrzebne w Comarch ERP
✔ jakie dane muszą znaleźć się na e-fakturze
✔ jak technologia ułatwia wdrożenie nowych obowiązków
Obowiązek korzystania z KSeF – od kiedy i dla kogo?
Nowe zasady będą obowiązywać w dwóch terminach:
-
1 lutego 2026 r. – dla firm, których wartość sprzedaży za poprzedni rok przekroczyła 200 mln zł
-
1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym JDG i spółek
- Początek 2027 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie także przedsiębiorców dokonujących drobnych transakcji – o wartości do 450 zł za jedną fakturę i nieprzekraczających łącznie 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie.
W praktyce oznacza to, że już w 2026 roku wszystkie firmy w Polsce będą musiały wystawiać i odbierać faktury wyłącznie w formie elektronicznej poprzez KSeF.
Jakie dane muszą znaleźć się na e-fakturze w KSeF?
E-faktura w KSeF ma określoną strukturę XML zgodną ze schemą XSD. Choć dokument może liczyć nawet 500 pól, zakres obowiązkowych elementów nie różni się od obecnych wymogów ustawy o VAT.
Ministerstwo Finansów dzieli pola na cztery grupy:
1. Elementy obowiązkowe
To dane, bez których dokument nie zostanie uznany za fakturę, np.:
-
NIP sprzedawcy i nabywcy
-
nazwa sprzedawcy i odbiorcy
-
data wystawienia
-
kwoty netto i VAT
2. Pola logiczne
Wypełniane wtedy, gdy wypełnione jest inne pole — na przykład gdy wskażemy zwolnienie z VAT, musimy podać podstawę prawną.
3. Pola opcjonalne
Wymagane tylko przy określonych typach dokumentów, np. fakturach VAT RR.
4. Pola fakultatywne
Wypełniane dobrowolnie, jeżeli wystawca chce przekazać dodatkowe informacje.
Comarch KSeF – profesjonalna integracja z Krajowym Systemem e-Faktur
Comarch jako jeden z liderów rynku ERP aktywnie wspierał rozwój KSeF od początku projektu. Dziś oferuje więc pełną, gotową integrację z rządowym systemem — dostępną we wszystkich produktach ERP.
Co umożliwia Comarch KSeF?
-
automatyczne wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF
-
odbieranie faktur zakupowych z KSeF
-
obsługę komunikatów Urzędowego Poświadczenia Odbioru
-
pełną automatyzację procesu fakturowania
-
pracę wyłącznie w systemie Comarch ERP — bez logowania do portalu KSeF
Dane przesyłane są bezpośrednio przez API Ministerstwa Finansów, więc użytkownik nie musi korzystać z dodatkowych aplikacji.
Rozwiązania Comarch do obsługi KSeF
Do obsługi KSeF wymagane są: w Comarch ERP Optima moduł Faktury lub Handel, w Comarch ERP XL moduł Sprzedaż, dodatkowo w obu systemach pakiet KSeF.
Jak się przygotować?
Jeśli w Twoim Comarch ERP brakuje modułów obsługi sprzedaży – to najlepszy moment na ich zamówienie. Zyskasz wówczas czas na wdrożenie i spokojne przygotowanie firmy.
Dlaczego warto wdrożyć pakiet Comarch do obsługi KSeF?
• jeden system do pobierania i wysyłki dokumentów
• brak limitów dokumentów
• brak opłat za wysyłkę
• pełna integracja: automatyczna wysyłka faktur sprzedaży, import faktur zakupowych, uprawnienia, archiwizacja.
Kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorcy
Pobierz poradnik i dowiedz się więcej o zagadnieniach takich jak:
- podstawy KSeF (co to jest KSeF, co to są faktury ustrukturyzowane, jakie są korzyści z KSeF),
- jak przygotować się na KSeF,
- jak wygląda wystawienie i odbiór faktur w KSeF,
- jak technologia wspomaga integrację z KSeF,
- poznaj rozwiązania Comarch do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur: Comarch EDI i Comarch ERP.
Nie czekaj – przygotuj się na KSeF już dziś!
Nasz zespół chętnie pomoże Ci dopasować oprogramowanie do potrzeb Twojej firmy. Napisz do nas: handlowy@et.com.pl
– odpowiemy szybko i doradzimy najlepsze rozwiązanie.
